Hoe de COO van Panda International haar prioriteiten aanpaste met behulp van een Headroom Assistant

Missie:

Daisy Tazelaar is medeoprichter van Panda International, een succesvol en snelgroeiend recruitmentbedrijf voor de biowetenschappen. Sinds dag 1 is ze erg betrokken bij de operationele kant van het bedrijf en is ze het gezicht van het bedrijf voor klanten en stakeholders. Dit betekent dat ze elke dag talloze e-mails, automatische meldingen en updates ontvangt.

Na haar zwangerschapsverlof had Daisy meer dan 15.000 e-mails in haar inbox die ze moest zien te ordenen. Ondertussen had ze ambitieuze plannen om het bedrijf uit te breiden naar twee nieuwe Europese markten. En dat alles met een goede balans tussen werk en privé om bij haar pasgeboren kind te kunnen zijn.

Voorheen gebruikte Daisy meer dan 20 mappen in haar inbox om alle inkomende e-mails te categoriseren. Het overzicht was echter niet overzichtelijk noch werkbaar.

Dus, hoe vind je een betere manier om haar inbox en tijd te managen, terwijl ze toch betrokken blijft bij het dagelijkse reilen en zeilen van het bedrijf?

Hoe wij Daisy hebben geholpen zich te concentreren op de belangrijke zaken en de rest aan ons heeft overgelaten

Na de kick-off meeting tussen Daisy en haar assistant begrepen we dat prioriteiten stellen en Time Management de sleutelwoorden waren. Dus daar zijn we ons op gaan richten.

Daisy’s Headroom Assistant is gaan focussen op het in kaart brengen van alle soorten e-mails. Van bestuursleden tot uitnodigingen voor evenementen, verzoeken voor samenwerkingen, media aanvragen, team-updates en meer.

Door dit in kaart te brengen hebben we alle overbodige mappen uit haar inbox verwijderd. Met een beperkte mappenstructuur en de juiste filters creëerden we een Zero-inbox waarbij het overzichtelijk en up to date is, zonder dat Daisy belangrijke e-mails mist door middel van een dagelijkse update.

Voor de lange termijn was het ook cruciaal om Daisy te assisteren bij het loslaten van verantwoordelijkheden en niet alles in haar eentje te hoeven dragen. Als medeoprichter en COO had ze tijd nodig om zich te concentreren op visie en leiderschap en de rest te delegeren.

Daarom zitten Daisy om de paar maanden met haar assistant samen om te bespreken hoe ze efficiënter kunnen samenwerken. Tijdens dit moment bespreken we de voortgang, doelen voor het aankomende kwartaal en wat we eventueel nog meer zouden kunnen delegeren. We fungeren als jouw sparringpartner en gatekeeper!

Het optimaliseren van Time Management

Naast het opzetten van een betere werkstructuur, inbox & agenda, zijn we ons ook gaan focussen op Daisy’s werk-privé balans. Zo hebben wij ondersteuning kunnen bieden bij een verhuizing en het contact rondom dit project overgenomen. Daarnaast helpen wij ook bij het organiseren van fijne privé vakanties. Zo creëerden wij meer focus en een betere workflow.

Bovendien zorgen we ook voor:

• Het organiseren van reizen en diners naar speciale locaties voor het team als ze bedrijfsdoelen bereiken
• Plannen en organiseren van vakanties
• Ervoor zorgen dat Daisy’s tijd niet wordt besteed aan onnodige vergaderingen en het bewaken van haar agenda
• Bestuursvergaderingen organiseren, van het inplannen van de datum en delen van de agenda tot het bijhouden van de notulen en follow-up geven aan de actiepunten

Kortom, alles wat je voor een leidinggevende kunt doen, doen wij voor Daisy.

Het resultaat: eenvoudigere workflow, betere focus

Door onze nauwe samenwerking voelen we elkaar goed aan waardoor we in staat zijn de beste versie van onszelf te stimuleren.
Zo realiseren wij meer focus en een betere workflow. Daisy kan zich weer focussen op datgeen wat voor haar belangrijk is zonder belangrijke zaken uit het oog te verliezen. De ultieme prestatie voor ons is het bewaken van Daisy’s agenda zodat ze altijd genoeg tijd heeft om met haar gezin door te brengen.

We werken nog steeds zij aan zij met Daisy Tazelaar en andere C-suite van haar bedrijf om processen te verbeteren en hen tijd terug te geven. Dat is omdat we graag proactief zijn en geloven dat er altijd meer mogelijkheden zijn die we samen kunnen ontgrendelen.